不要等到“有时间”才“从零开始”做，我如何减少加班时间？

我还记得早年刚进单位工作的时候，经常加班到深夜，或者熬夜好几天直到某个项目结束，最后在截止日期不睡觉。 大多数情况下，周末假期往往到了仓促工作的时间，假期也依然整天关闭。

但是，几年后，有一次突然妻子问我：“为什么最近好像很少看到你加班？ 以前好像也不再熬夜赶工作了吗？ “是你的工作量现在变少了吗？ 还是现在更老了你不介意？ " "

那时，我也意识到真的出现了这样的变化。 但是，实际上，我不知道和当时相比，我的工作量反而增加了多少。 (斜线的经营、亲子的时间等也增加了。 )那么，为什么自己现在不用加班熬夜了呢？

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拆解行动，利用零碎时间，不要等到「有时间」才「从零开始」做

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分解行为，利用碎片化的时间，在“有时间”之前不“从零开始”持续积累，而是通过推进成果，通过办公日历保护目标时间来创造第二大脑，随时通过笔记和间谍软件，应对各种干扰，达到预期为了更有效地处理工作流，以前习惯于在有完整的时间之前“开始”。 如果遇到干扰的话，会做重要的事情，但是正是因为这样的思考，日常的工作时间多用于处理琐碎的邮件和即时信息，什么时候能“重要”呢？

完全可以自己控制的长时间段的完全时间，只剩下熬夜、早起这样牺牲自己时间的加班时间段，这个时候会出现一些问题。

熬夜、早起加班的话，自己可能精神不好。 白天也需要准时上班，慢慢地身体也受不了了。 即使熬夜或早起，也不一定有处理重要事情的动力，也经常浪费更多的时间。后来我发现这种「等到有时间才从零开始做」的思考模式是有问题的、看似重要的事情应该留到集中时间，但问题是一方面在工作中很难等到这个集中时间。 另一方面，真正有时间的时候，还是“从零开始”，会导致更大的压力，更低的表演，需要的时间会变多。

在这样的工作流程中，我的一个重要变化就是首先利用细致的时间，逐步进行重要任务的准备。

这样，对于已经完成70%准备进度的重要任务，我只需要找到更短的集中空档就可以完成剩下30%的重要内容，比有集中空档时更没有压力，动力更高，剩下的部分效率更高

例如，重要的演示报告，虽然很难考虑在会议上让大家接受的内容，但是有时无论如何都要先准备好基本的数据，以及演示的框架。 报告的结论也可以分解为事先思考、归纳成简单的大纲、先解决可以解决的问题、寻找重要问题资料等分解动作。这些「拆解行动」就可以先利用不同的零碎时间分段完成，让重要简报的「基本内容」先完成(扩展阅读：分解下一步行动的思考流程图模板，也可以提供集中精力不忙的参考步骤。 (不是真的等到有时间的时候，而是从最后，我就只要一个更短的专注空档，把结论梳理清楚就好。，准备资料，制定框架，整理大纲，检索问题资料等。 这样的话，熬夜和加班都做不完。

在这样的尾声，我可能不会熬夜和早起加班的时间，而是故意把早上第一个小时的工作时间空出来，或者下午的工作时间空出一个小时就马上结束。

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持续累积，推进成果，利用进攻行事历保护目标时间

前面的经验也让我意识到，处理长期的重要项目需要同样的思考和工作流程。 (扩展阅读：除了保护“暂时集中”，还需要提高“长期集中”的工具。)

每天的工作已经很忙，陆续有新的任务、新的意外处理。 光是完成每天的邮件、通上的临时往来就需要相当长的时间。 那么为什么有时间和动力长期推进重要项目呢？ 但是，如果不能即早开始长期重要项目的推进，那么往往等到更紧急的时候，就变成要同时应付临时意外，同时处理紧急重要的项目，反而变成不得不加班完成了。

我发现，不仅是拖延长期重大项目的问题，在处理长期项目时，只是讨论和准备资料，容易陷入没有实际推进“成果”的百分比，即也就是很有可能一直在收集资料、思考想法，但项目的进度依然是 0%。

上面提到的几个问题，在我初期的工作阶段都遇到过，但正因为如此，我往往不得不在重要项目的最后阶段疯狂加班，可能也不一定有办法按时完成。

但是，这样的问题并不是简单地早点开始做就能解决的。 我也在初期试着提前了日程，但是没有动力的话就想拖延，这样那样做了，但好像没有什么进展。

所以，真正的解决方案是尽早推进有效的成果。

例如，我以前写《防弹笔记法》这本书的时候，(延长阅读：如何用防弹笔记法完成《防弹笔记法》新书？ 过程实战篇()，我采取了类似的做法。 首先安排一个月的进攻日历时间表，修改大纲方法论。 利用每天至少30分钟的空档修改大纲，确立各章的结构、重点和操作步骤。 之后，我安排两个月的时间，进行案例和草稿的补充，每天利用空档一个小时补充实质性草稿的内容。 最后，我得安排一个月的时间，每天两到三个小时的时间至少完成一篇文章。

这样做的好处是，我不会花很多时间一直找数据，也不会团团转。 在最后一两个月里必须一次全部处理大纲、草稿和正式文章。 这样压力更大，遇到临时事故也很难应对，每天都要留出更多的时间，最后只能以加班告终。另外，「有效的成果」的意思是，比起找资料，开始建立大纲才是实质的成果。比起不断地研究，草稿的生产开始是实际的成果。 不要过早开始，而是提前取得有效的成果，即使只是先积累简单的部分，也有助于下一阶段的压力降低，下一阶段所需的时间也确实会减少。

但是，到了“防弹书写法”项目的最后阶段。 其实那时，我也遇到了在线课程“个人数字生产力”的前期问题券，以及需要提前开始准备项目策划的任务。 后者本来就不在我第一时间的预想之中。 但是，因为完成了防弹书写法的纲要、草稿。 是所以最后阶段即使有一个新的项目要排进来，我还是可以在相对少加班的情况下，每天完成一篇正式文章，让防弹笔记法的项目顺利完成。

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建立第二大脑，透过随时笔记与覆盘，应付各种干扰、意外的工作流程

上述方法可以有效减少加班时间，但要有效累计任务进度，推进目标成果，充分利用各种零散的空档时间，需要解决以下两个问题。

其实我们在日常的工作流程中，总是有很多突破的想法，一不小心就看到了有用的资料，意外的时候就会产生有用的经验。但通常这些想法、资料、经验都会在忙碌的工作中付诸流水，之后需要时还是很难找到、甚至忘记，最后每次依然从零、从头开始做很多时候，我们都想减少干扰、事故，但实际情况永远会有意想不到的干扰和事故。 是于是在工作不断被打断的过程中，在确实需要处理那些紧急情况的流程里，我们因为不断的工作切换浪费掉太多时间。 这两个问题其实可以用同样的方法解决。 那就是制造第二大脑，随时记笔记，瞄准自己的任务。

开始新工作的时候可能不习惯，如果能一边记下这次发生的问题、解决的行动、重要的想法，一边做的话，就是这样不只做这个新工作时会渐入佳境，而且下次要做类似工作时，还可以复制上次的完成经验，这次要一个小时，或许下次只要20分钟。 很多时候，我们把时间花在想怎么做、想做什么上，但是有了第二大脑，只要随时记录下当前任务的进展情况、下一步行动、需要的资料，即使自己经常被打断工作，下次回来的时候第二大脑应该直接做什么这时候，就算不断被打断的工作环境，我也可以减少切换工作时耗损的思考时间我想初期希望自己的工作能减少会议，减少一时的突然干扰，这样的思考很容易让人产生熬夜加班再开始重要工作的感觉。

更有效率的方法是准备好第二大脑的工作流程，让自己不要害怕打扰和事故。 即使中途中断，也可以节约时间和浪费，切换工作。 此外，它可以快速完成许多任务。

渐渐地，我也通过第二大脑节省了更多的工作时间，减少了加班的需要。做琐事的时间因为有之前经验的复制而缩短，切换工作时可以快速找回之前的进度与数据，处理不断切换与变动的工作更不容易出错。

此外，他们往往心态稳定，大脑放松，对许多尚未完成的项目和任务并不感到不安。

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运用能节省步骤来产出成果的工具，更有效率的处理工作流程

我最喜欢研究各种数字工具。 这是一个打动电脑游戏创作心的东西。不过在多年数字工具的研究中，我慢慢把运用工具的重点调整成「如何节省步骤来产出成果」的思考模式以前觉得功能很厉害，道具很漂亮，就想用这个道具，觉得新功能出来后工作流程就要想办法了，但这样反而可能会浪费很多时间在工作上。

所以，使用工具的思考，就变成了能否省下我的一些工作步骤并取得成果。于是我的焦点就会从工具的功能，转变成我自己的工作流程中的问题解决、调整与简化我发现这个可以节约很多时间。

例如，起初你可能会使用很多帮助自己集中注意力的工具来避免分心。 很多情况下，第一时间在道具的“新鲜”上有点效果，但时间长了渐渐失效，反而会把时间花在道具上，而不是自己任务的成果上。

但是，当我回到自己的工作流程中反省时，分心的原因是什么？ 回邮件或者马上确认什么的时候，不分心也很难。 在同一台电脑的硬盘中，如果同一任务的资料分散在不同的文件夹中，就容易分心。 当你只能看到庞杂的资料和零散的行为时，你会觉得自己的系统很混乱，工作很潦草，你会想分心或拖延。

于是这时，运用工具的第一个逻辑发现，不需要先用任务逻辑将杂乱的碎片整理起来，再回到分散的工作管理上来看。 此时，即使是最简单的谷歌文件，只要掌握有效的工作流程就可以解决分心的问题。

于是，我玩道具的时间少了，但实际上产生任务成果的步骤更简化了，时间多了，也就不用为了完成任务而加班了。

虽然您需要使用数字工具，但请遵循简化步骤的逻辑，使用最简单的工具和步骤实现大规模化所需的时间节约和成果推广。 这是希望不擅长数字工具的朋友也能发现使用起来很方便，打破摆弄工具的妄想。